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Sie möchten Prozesse verschlanken, Kosten senken und Ihre Mitarbeitenden von Routineaufgaben entlasten? Dann lohnt sich ein Blick auf die Geschäftsprozessautomatisierung. In diesem Artikel erfahren Sie, welche Technologien heute zum Einsatz kommen, welche Prozesse besonders gut automatisierbar sind — und wie Sie Schritt für Schritt von ersten Erfolgen zur nachhaltigen Skalierung gelangen. Effizienz beginnt genau hier.

Effizienzsteigerung für Ihr Unternehmen

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist längst kein Zukunftsthema mehr, sondern ein entscheidender Wettbewerbsfaktor in der modernen Geschäftswelt. Unternehmen, die ihre Prozesse optimieren und repetitive Aufgaben automatisieren, sparen nicht nur Zeit und Kosten, sondern schaffen auch Raum für Innovation und Wachstum. Doch was genau verbirgt sich hinter dem Begriff „Geschäftsprozessautomatisierung”? Welche Möglichkeiten gibt es, und wie können Sie das Potenzial für Ihr Unternehmen erkennen und nutzen?

In diesem Artikel führe ich Sie durch die Welt der Geschäftsprozessautomatisierung. Sie erhalten eine umfassende Übersicht über die verschiedenen Facetten der Geschäftsprozessautomatisierung und erfahren, wie Sie diese erfolgreich in Ihrem Unternehmen implementieren können.

Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?

Geschäftsprozessautomatisierung (GPA) bezeichnet den Einsatz von Technologien, um manuelle, zeitaufwändige oder fehleranfällige Aufgaben zu automatisieren. Ziel ist es, Prozesse effizienter zu gestalten, menschliche Fehler zu minimieren und Ressourcen optimal einzusetzen. Dabei kann es sich um einfache Skripte zur Automatisierung kleiner Aufgaben handeln oder um komplexe Softwarelösungen, die ganze Prozessketten steuern.

Ein einfaches Beispiel: Statt Rechnungen manuell zu prüfen und freizugeben, kann ein automatisierter Workflow diese Aufgabe übernehmen. Die Software erkennt die relevanten Daten, prüft sie gegen definierte Regeln und gibt die Rechnung automatisch frei — oder leitet sie bei Unstimmigkeiten an einen Mitarbeiter weiter.

Anders als oft angenommen, geht es bei der Geschäftsprozessautomatisierung nicht darum, menschliche Arbeitskräfte zu ersetzen. Vielmehr sollen Mitarbeiter von monotonen, fehleranfälligen Routineaufgaben entlastet werden, damit sie sich auf wertschöpfende, kreative Tätigkeiten konzentrieren können, die tatsächlich menschliches Urteilsvermögen erfordern.

Es ist wichtig zu verstehen, dass Automatisierung nicht bedeutet, Menschen vollständig zu ersetzen. Vielmehr geht es darum, die Stärken von Menschen und Maschine zu kombinieren.

Die Vorteile der Geschäftsprozessautomatisierung sind vielfältig:

• Effizienzsteigerung: Automatisierte Prozesse arbeiten rund um die Uhr, ohne Pausen oder Ermüdungserscheinungen.

• Fehlerreduktion: Menschliche Fehler, die besonders bei monotonen Aufgaben auftreten, werden minimiert.

• Konsistenz: Automatisierte Prozesse liefern gleichbleibende Ergebnisse.

• Skalierbarkeit: Automatisierte Systeme können problemlos mit wachsenden Anforderungen skalieren.

• Kosteneinsparung: Laut einer Studie von Deloitte können Unternehmen durch Automatisierung bis zu 30% ihrer Betriebskosten einsparen.

• Datenerfassung und -analyse: Automatisierte Systeme generieren wertvolle Daten zur Prozessoptimierung.

Welche Formen der Prozessautomatisierung gibt es?

Die Geschäftsprozessautomatisierung umfasst verschiedene Ansätze und Technologien, die jeweils für unterschiedliche Anforderungen und Komplexitätsgrade geeignet sind. Im Folgenden stelle ich die wichtigsten Kategorien vor:

Prozessautomatisierung

Skripte

Skripte stellen die grundlegendste Form der Automatisierung dar. Hierbei handelt es sich um einfache Programmcodes, die spezifische, wenig komplexe Aufgaben automatisieren können. Typische Einsatzgebiete sind:

• Automatisierung von Dateneingaben in MS Excel oder Word

• Automatische Dateiorganisation und -benennung

• Einfache Datenextraktionen und -transformationen

Skripte sind kostengünstig und relativ einfach zu implementieren, eignen sich jedoch nur für begrenzte, klar definierte Aufgaben.

Robotic Process Automation (RPA)

RPA-Technologie geht einen Schritt weiter als einfache Skripte. Hierbei handelt es sich um Software-Roboter (“Bots”), die menschliche Interaktionen mit digitalen Systemen nachahmen können. Das Besondere an RPA: Die Bots arbeiten auf der Benutzeroberfläche existierender Anwendungen — genau wie ein menschlicher Mitarbeiter.

Typische Anwendungsfälle für RPA sind:

• Datenübertragung zwischen verschiedenen Systemen

• Automatische Bearbeitung von Standardanfragen

• Erstellung und Versand von Standardberichten

Laut einer Studie von Gartner können Unternehmen durch den Einsatz von RPA ihre operativen Kosten um 25-40% reduzieren.

Business Process Orchestration

Bei der Business Process Orchestration werden komplexe, abteilungsübergreifende Workflows automatisiert und koordiniert. Im Gegensatz zu RPA, das sich auf einzelne Aufgaben konzentriert, orchestriert dieser Ansatz ganze Prozessketten.

Spezielle Business Process Management (BPM) Systeme ermöglichen:

• Die visuelle Modellierung von Geschäftsprozessen

• Die automatische Ausführung von Prozessen nach definierten Regeln

• Die Überwachung und Optimierung von Prozessabläufen in Echtzeit

Diese Lösung eignet sich besonders für komplexe, unternehmenskritische Prozesse, die mehrere Systeme und Abteilungen umfassen.

Individual Software

Wenn bestehende Lösungen nicht ausreichen, kann individuell entwickelte Software die Antwort sein. Maßgeschneiderte Automatisierungslösungen werden exakt auf die spezifischen Anforderungen und Prozesse eines Unternehmens zugeschnitten.

Obwohl individuelle Software-Entwicklung mit höheren initialen Kosten verbunden ist, bietet sie maximale Flexibilität und kann langfristig die kosteneffizienteste Lösung darstellen, besonders für Unternehmen mit hochspezialisierten Prozessen.

Bereitstellungsautomatisierung

Continuous Integration/Continuous Deployment (CI/CD)

CI/CD ist ein Ansatz aus der Softwareentwicklung, der auch auf andere Bereiche übertragen werden kann. Dabei werden Änderungen kontinuierlich in kleine Inkremente aufgeteilt, automatisch getestet und bereitgestellt.

Diese Methodik:

• Reduziert das Risiko von Fehlern bei Veränderungen

• Beschleunigt die Implementierung neuer Features oder Prozesse

• Ermöglicht schnelles Feedback und kontinuierliche Verbesserung

Infrastructure Automation

Infrastructure as Code (IaC) automatisiert die Bereitstellung und Verwaltung von IT-Infrastruktur. Statt Server und Netzwerke manuell zu konfigurieren, werden diese durch Code definiert und automatisch erstellt.

Die Vorteile:

• Konsistente, reproduzierbare Infrastruktur

• Schnellere Bereitstellung neuer Ressourcen

• Bessere Dokumentation und Versionskontrolle der Infrastruktur

McKinsey schätzt, dass Unternehmen durch Infrastructure Automation bis zu 70% ihrer IT-Betriebskosten einsparen können.

Observability

Automatisierte Überwachungssysteme sammeln kontinuierlich Daten über den Zustand und das Verhalten von Systemen und Prozessen. Dies ermöglicht:

• Frühzeitige Erkennung von Problemen, bevor sie kritisch werden

• Datengestützte Optimierung von Prozessen

• Automatische Reaktionen auf definierte Ereignisse oder Schwellenwerte

Daten- & KI-Automatisierung

Business Intelligence (BI)

BI-Systeme automatisieren die Sammlung, Analyse und Visualisierung von Geschäftsdaten. Sie transformieren rohe Daten in aussagekräftige Einblicke, die Entscheidungsträgern helfen, fundierte Entscheidungen zu treffen.

Ein modernes BI-System:

• Konsolidiert Daten aus verschiedenen Quellen

• Erstellt automatisch regelmäßige Reports und Dashboards

• Identifiziert Trends, Anomalien und Optimierungspotenziale

Content Automation

Die automatisierte Erstellung von Inhalten revolutioniert Marketing, Kommunikation und Dokumentation.

Moderne Systeme können:

• Produktbeschreibungen basierend auf Datenbankinformationen generieren

• Personalisierte E-Mails und Newsletter erstellen

• Einfache Berichte verfassen

• Bilder und Videos für verschiedene Zwecke modifizieren oder erstellen

Diese Technologie hat sich rasant entwickelt und kann laut Forrester die Produktivität von Content-Teams um bis zu 65% steigern.

Chatbots

KI-gestützte Chatbots automatisieren die Kundenkommunikation und den Support. Sie können:

• Standardanfragen eigenständig beantworten

• Informationen sammeln und Tickets erstellen

• Kunden durch Prozesse führen

• Rund um die Uhr verfügbar sein

Laut einer Studie von Juniper Research werden Chatbots bis 2026 Unternehmen weltweit Einsparungen von etwa 11 Milliarden Stunden und 6 Milliarden Dollar ermöglichen.

Small Language Models (SLMs) & Large Language Models (LLMs)

Die neueste Generation der Sprachmodelle bietet revolutionäre Möglichkeiten zur Automatisierung von sprachbasierten Aufgaben.

Diese Modelle können:

• Texte zusammenfassen und analysieren

• Dokumente kategorisieren und relevante Informationen extrahieren

• Übersetzungen durchführen

• Inhalte nach spezifischen Vorgaben erstellen

Ein wichtiger Unterschied: SLMs sind spezialisierter und ressourcenschonender, während LLMs vielseitiger, aber rechenintensiver sind. Die Wahl hängt von den spezifischen Anforderungen und verfügbaren Ressourcen ab.

Wann sollte ich mich mit dem Thema beschäftigen?

Die Frage nach dem richtigen Zeitpunkt ist entscheidend. Geschäftsprozessautomatisierung sollten Sie in Betracht ziehen, sobald Ihr Unternehmen mit einem oder mehreren der folgenden Herausforderungen konfrontiert ist:

1. Hoher Anteil an manuellen, repetitiven Aufgaben — Wenn Ihre Mitarbeiter viel Zeit mit Datenübertragungen, Standardberichten oder anderen Routineaufgaben verbringen.

2. Skalierungsprobleme — Wenn Ihr Unternehmen wächst, aber die bestehenden Prozesse nicht mitwachsen können, ohne mehr Personal einzustellen.

3. Hohe Fehlerquoten — Wenn bei manuellen Prozessen regelmäßig Fehler auftreten, die Zeit und Geld kosten.

4. Lange Durchlaufzeiten — Wenn Prozesse unnötig lange dauern und Kunden oder Mitarbeiter warten müssen.

5. Compliance-Anforderungen — Wenn strikte regulatorische Anforderungen konsistente, nachvollziehbare Prozesse erfordern.

6. Wettbewerbsdruck — Wenn Ihre Wettbewerber durch Automatisierung Kostenvorteile oder besseren Service realisieren.

Welche Geschäftsprozesse sind automatisierbar?

Nicht alle Prozesse sind gleichermaßen für die Automatisierung geeignet. Grundsätzliche sind aber viele Prozesse ganz oder teilweise automatisierbar. Hier sind typische Geschäftsprozesse, die sich hervorragend automatisieren lassen:

• Prozesse mit hohem repetitivem Anteil — Prozesse, die in Unternehmen oft durchgeführt werden und somit ein hohes Einsparpotenzial besitzen.

• Regelbasierte Prozesse — Prozesse, die festen Regeln folgen und eine niedrige Komplexität in der Entscheidungsfindung haben.

• Prozesse mit großen Datenmengen — Prozesse, die große Mengen an Daten verarbeiten, die manuell nur schwer zu überblicken sind.

• Wenig veränderliche Prozesse — Prozesse, die sich selten ändern und somit über eine Automatisierung dauerhaft durchgeführt werden können.

Betrachten wir die oben beschriebenen Eigenschaften, so fällt auf, dass diese in einigen Domänen häufiger vertreten, sind als in anderen. Dadurch kristallisieren sich unterschiedliche Domänen als automatisierbarer als andere heraus. Folgende Domänen und Aufgaben sind hier besonders hervorzuheben.

Auch wenn diese Domänen in der Regel ein hohes Automatisierungspotenzial besitzen, bedeutet dies im Umkehrschluss nicht, dass andere Domänen nicht zu automatisieren sind. Hier muss lediglich eine zielgerichtete Analyse und Geschäftsfallbetrachtung durchgeführt werden, um mögliche Potenziale der Geschäftsprozessautomatisierung offenzulegen.

Welche Geschäftsprozesse sind nicht oder nur schwer automatisierbar?

Während viele Prozesse für die Automatisierung geeignet sind, gibt es auch solche, die sich nur schwer oder gar nicht automatisieren lassen:

• Prozesse mit hohem kreativem Anteil — Kreatives Denken, Design und innovative Lösungsfindung erfordern menschliche Kognition und Intuition.

• Komplexe Kundengespräche — Situationen, die Empathie, emotionale Intelligenz und nuanciertes Verständnis erfordern, sind für Automatisierungslösungen herausfordernd.

• Hochkomplexe Entscheidungsfindung — Entscheidungen, die viele unstrukturierte Faktoren und umfangreiche Erfahrung erfordern, bleiben eine Domäne menschlicher Expertise.

• Stark veränderliche Prozesse — Prozesse, die sich ständig ändern und keine klaren Regeln haben, sind schwer zu automatisieren.

Gerade in den vermeintlichen Unzulänglichkeiten entwickeln sich die Automatisierungslösungen stetig weiter und es ist in vielen heute noch unzugänglichen Feldern nur eine Frage der Zeit, bis erste Automatisierungslösungen dort Mehrwerte schaffen können.

Wie kann ich Prozessautomatisierung bei mir einführen?

Die Einführung von Geschäftsprozessautomatisierung ist ein strukturierter Prozess, der sorgfältige Planung erfordert. Folgend möchte ich Ihnen einen bewährten und strukturierten Ansatz aus der Praxis vorstellen.

1. Bestandsaufnahme und Analyse

   • Identifizieren Sie Ihre aktuellen Geschäftsprozesse
   • Dokumentieren Sie den Ist-Zustand (Prozessschritte, beteiligte Personen, Systeme, Durchlaufzeiten)
   • Identifizieren Sie Engpässe, Ineffizienzen und Problembereiche

2. Priorisierung

   • Bewerten Sie Prozesse nach Automatisierungspotenzial (Häufigkeit, Komplexität, Fehleranfälligkeit)
   • Schätzen Sie den Aufwand und potenziellen Nutzen der Automatisierung ab
   • Erstellen Sie eine Roadmap, beginnend mit “Quick Wins” - Prozessen mit hohem Nutzen und relativ geringem Implementierungsaufwand

3. Pilotprojekt auswählen

   • Wählen Sie einen gut abgrenzbaren Prozess für Ihr erstes Automatisierungsprojekt
   • Definieren Sie klare Erfolgskriterien und Messwerte
   • Planen Sie ausreichend Zeit für Tests und Optimierungen ein

4. Technologieauswahl

   • Evaluieren Sie verschiedene Automatisierungstechnologien basierend auf Ihren spezifischen Anforderungen
   • Berücksichtigen Sie Faktoren wie Kosten, Integrierbarkeit mit bestehenden Systemen, Skalierbarkeit und Benutzerfreundlichkeit
   • Entscheiden Sie, ob Sie mit internen Ressourcen arbeiten oder externe Expertise hinzuziehen

5. Implementierung

   • Entwickeln und testen Sie die Automatisierungslösung
   • Schulen Sie die beteiligten Mitarbeiter
   • Führen Sie die Lösung schrittweise ein, ggf. parallel zum bestehenden Prozess

6. Messung und Optimierung

   • Überwachen Sie die Leistung der automatisierten Prozesse
   • Sammeln Sie Feedback von Nutzern und betroffenen Abteilungen
   • Optimieren Sie kontinuierlich basierend auf den gesammelten Daten und Erfahrungen

7. Skalierung

   • Übertragen Sie erfolgreiche Automatisierungsansätze auf weitere Prozesse
   • Entwickeln Sie eine langfristige Automatisierungsstrategie
   • Schaffen Sie ein Center of Excellence für Prozessautomatisierung

Eine erfolgreiche Automatisierungsinitiative erfordert nicht nur die richtige Technologie, sondern auch ein effektives Change-Management. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten den Wert der Automatisierung verstehen und einbezogen werden.

McKinsey berichtet, dass Unternehmen, die einen strukturierten Ansatz zur Prozessautomatisierung verfolgen, eine dreimal höhere Erfolgsrate erzielen als solche mit ad-hoc Ansätzen.

Fazit: Jetzt handeln!

Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist keine Option mehr — sie ist eine Notwendigkeit für Unternehmen, die wettbewerbsfähig bleiben wollen. Mit den richtigen Technologien können Sie Effizienz steigern, Kosten senken und Ihre Mitarbeiter entlasten.